Las cinco fases de un proyecto típico
Un encargo medio dura entre 8 y 16 semanas. Algunos, como una reestructuración financiera compleja, pueden extenderse a 20. Otros, como una auditoría de procesos puntual, se resuelven en 4. Lo que no varía es la estructura: siempre pasamos por estas cinco fases, porque saltarse alguna genera problemas más adelante.
Reunión de diagnóstico (día 1-2)
Nos sentamos contigo y con las personas clave de tu empresa durante una o dos jornadas. No usamos cuestionarios genéricos: preparamos preguntas específicas basadas en la información pública de tu sector y en los datos que nos hayas adelantado por email. Al final de esta fase tenemos una lista de hipótesis sobre dónde están los problemas principales. A veces el cliente ya lo sabe pero no ha conseguido articularlo con datos. Otras veces descubrimos cosas que nadie esperaba, como un departamento que genera costes ocultos porque reporta a dos directores distintos.
Auditoría en profundidad (semanas 1-2)
Revisamos estados financieros de los últimos tres ejercicios, hablamos con mandos intermedios (no solo con la dirección), observamos procesos en planta, almacén o punto de venta y analizamos los sistemas de información que usáis. Si trabajáis con un ERP, pedimos acceso de lectura para extraer datos de tiempos, costes y márgenes por línea de producto. Al terminar esta fase entregamos un documento de entre 15 y 25 páginas con hallazgos, cuantificación del impacto económico de cada problema y priorización.
Diseño del plan de acción (semana 3)
Convertimos los hallazgos en un plan con acciones concretas, responsables, plazos semanales y métricas de seguimiento. Este plan lo presentamos al equipo directivo en una sesión de dos horas donde se debate, se ajusta y se aprueba. No imponemos nada: si una acción no es viable por recursos o por cultura de la empresa, la sustituimos por otra que sí lo sea. El plan incluye también un presupuesto detallado del proyecto, sin costes adicionales salvo que el alcance cambie por decisión del cliente.
Ejecución y acompañamiento (semanas 4-12)
Esta es la fase más larga y la que nos diferencia de consultoras que entregan un informe y desaparecen. Un consultor senior de nuestro equipo trabaja en tu empresa entre dos y cuatro días por semana, dependiendo de la complejidad. Participa en reuniones de equipo, ayuda a implementar los cambios, forma a las personas que van a mantenerlos y resuelve los obstáculos que aparecen. Cada viernes enviamos un informe de progreso de una página con los hitos cumplidos, los pendientes y los riesgos detectados.
Cierre y seguimiento posterior (semanas 13-16)
Medimos los resultados comparándolos con la situación de partida. Entregamos un informe final con las métricas antes y después, las lecciones aprendidas y las recomendaciones para los siguientes 12 meses. Tres meses después del cierre hacemos una llamada de seguimiento gratuita de una hora para verificar que los cambios se mantienen. Si detectamos un retroceso, proponemos una intervención puntual de refuerzo.
Cómo trabajamos en el día a día
No somos de presentaciones de 80 diapositivas. Trabajamos con hojas de cálculo compartidas, tableros de tareas en herramientas como Trello o Asana (la que ya uses) y reuniones cortas de 30 minutos al inicio de cada semana. Si tu equipo usa Slack o Teams, nos unimos a vuestro canal.
La comunicación directa con el consultor asignado es diaria durante la fase de ejecución. No hay intermediarios ni gestores de cuenta que filtren los mensajes. Si surge un problema urgente un martes a las cuatro de la tarde, nos llamas y lo resolvemos ese mismo día.
Facturamos mensualmente según los hitos acordados. Si un hito no se cumple por causa nuestra, no lo facturamos hasta que esté completado. Esta política nos obliga a ser eficientes y a no alargar los proyectos innecesariamente.
Preguntas frecuentes sobre el proceso
¿Cuánto cuesta un proyecto típico?
Depende del alcance, pero para orientarte: una auditoría de procesos de cuatro semanas para una empresa de entre 20 y 50 empleados cuesta entre 8.000 € y 14.000 €. Un proyecto completo de 12 semanas con acompañamiento en ejecución oscila entre 18.000 € y 35.000 €. Siempre damos un presupuesto cerrado antes de empezar.
¿Trabajáis con empresas fuera de Madrid?
Sí. Para clientes fuera de la Comunidad de Madrid combinamos sesiones presenciales (viajamos nosotros) con trabajo remoto. Normalmente hacemos una visita presencial al inicio, otra a mitad de proyecto y otra al cierre. El resto se gestiona por videoconferencia y herramientas compartidas.
¿Qué pasa si no estamos satisfechos con los resultados?
Al final de la fase de auditoría (semana 2) presentamos los hallazgos y el plan. Si en ese punto decides no continuar, solo pagas la auditoría. No hay penalizaciones. Durante la ejecución, revisamos el progreso cada semana y ajustamos el plan si algo no funciona como esperábamos.
¿Necesitamos dedicar tiempo de nuestro equipo?
Sí, pero menos del que imaginas. Necesitamos un interlocutor principal (normalmente el director general o el director financiero) disponible unas dos horas por semana, y acceso puntual a mandos intermedios para entrevistas y sesiones de trabajo. No pedimos que nadie deje de hacer su trabajo habitual.